This is a guest post by Ikhwan Arief, one of DOAJ’s Ambassadors in Indonesia and a faculty member of the Industrial Engineering Department at Universitas Andalas. Ikhwan has been using DOAJ’s metadata for some time to create data visualizations as a tool for the growing community of Indonesian journal editors and publishers. We think they are so good that they deserve to be shared with the rest of the world.
A Bahasa Indonesia version of this blog post is included at the bottom of the page.
Being included in the Directory of Open Access Journals (DOAJ) database provides a variety of benefits for a journal. Foremost among these is the recognition that the journal provides open access to its authors’ works, thereby playing a crucial role in the open dissemination of knowledge. Secondly, the journal is recognized for adhering to The Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing during its publishing process. Moreover, such journals have the opportunity to be accessed globally through platforms whose data sources are often utilized by other indices. Apart from these benefits, the journal stands to gain further advantages by being included in the DOAJ database.
In order to be accepted into the DOAJ database, journals must be deemed fit as open-access entities with a DOAJ index. During this preparatory process, many new journals often grapple with uncertainty and doubt concerning their eligibility for inclusion in the DOAJ. Some journals attempt to apply to the DOAJ only to have their applications rejected due to non-compliance with requirements, often resulting in an embargo of at least 6 months to improve their suitability. From these circumstances and from the author’s experience as a DOAJ ambassador in Indonesia, there emerges a need from journal managers for a tool that would ease the process of comparing their journals with those already within the DOAJ. This comparison would highlight whether the policies of their journals align with those in the DOAJ database.
The author and other Indonesian journal volunteers in the Relawan Jurnal Indonesia routinely provide free support to journal managers in Indonesia. Unfortunately, these support activities have yet to meet the expectations of helping journal managers understand and adapt to the requirements for inclusion in the DOAJ database. This is particularly true when comparing their journals with those recently included in the DOAJ database. Frequently, during the support process, questions arise about the examples of journals that closely resemble the conditions of those aspiring to be included in the DOAJ.
Given these circumstances and expectations, the author employed a data dump from the DOAJ to create a simple tool using Microsoft Power BI, offering dynamic visualizations and filters.
The visualization tool is hosted by Universitas Andalas. This Indonesian institution, located in West Sumatra, boasts 15 nationally accredited faculties. It has already indexed 32 of its journals in the DOAJ, with plans to add more from its 50-ish journals.
Apart from serving as a comparative tool for journal managers, this visualization tool will also aid prospective authors in selecting their target publication journals that meet the authors’ desired conditions. For instance, authors can choose whether to submit their articles to journals that do not charge an APC, whether the copyrights of the published articles will remain with the authors, or based on a combination of keywords, ultimately providing information about the desired journal name and the website address from the applied filters.
In conclusion, the author hopes this simple visualization tool will benefit journal managers and authors alike.
Menjadi jurnal yang masuk di dalam database Directory of Open Access Journals (DOAJ) memberikan beragam keuntungan untuk jurnal. Pertama dan paling utama adalah pengakuan bahwa jurnal menyediakan akses terbuka kepada karya-karya penulis yang ada di dalam jurnalnya yang berarti berperan aktif dalam penyebaran ilmu secara terbuka. Kedua adalah pengakuan bahwa jurnal melakukan proses penerbitan yang mengikuti The Principles of Transparency and Best Practice in Scholarly Publishing. Selanjutnya, jurnal berpeluang untuk diakses secara global melalui platform yang sumber datanya sering juga digunakan oleh pengindeks lain. Masih ada keuntungan lain yang akan didapatkan oleh jurnal ketika masuk di dalam database DOAJ selain keuntungan-keuntungan tersebut.
Dalam upaya untuk bisa masuk dalam database DOAJ, jurnal mempersiapkan dirinya untuk layak sebagai sebuah jurnal akses terbuka dengan indeks DOAJ. Pada proses persiapan tersebut, tidak sedikit jurnal-jurnal baru yang kebingungan dan ragu mengenai kelayakan jurnalnya mengikuti kondisi inklusi di DOAJ. Beberapa jurnal sudah mencoba mendaftar ke DOAJ dan aplikasinya ditolak karena tidak memenuhi syarat, dan mendapatkan masa pembinaan selama minimal enam bulan supaya bisa jadi lebih layak. Dari kondisi ini dan dari pengalaman penulis sebagai ambassador DOAJ di Indonesia, terhimpun harapan-harapan dari pengelola jurnal untuk adanya sebuah alat bantu yang akan bisa mempermudah dalam membandingkan jurnal-jurnal yang sudah ada di dalam DOAJ dengan jurnal mereka. Perbandingan ini akan memperlihatkan apakah kebijakan yang ada di jurnal mereka, sesuai dengan jurnal-jurnal yang sudah ada di dalam database DOAJ.
Penulis dan Relawan Jurnal Indonesia di Indonesia sudah rutin memberikan pendampingan-pendampingan gratis untuk pengelola jurnal di Indonesia. Namun sayangnya aktifitas pendampingan ini belum sepenuhnya bisa memenuhi harapan supaya pengelola jurnal paham dan bisa menyesuaikan kepada syarat jurnal untuk bisa masuk dalam database DOAJ. Terutama sekali dalam hal perbandingan kepada jurnal yang sudah dan baru saja masuk database DOAJ. Sering sekali jadi pertanyaan dalam kegiatan pendampingan mengenai contoh jurnal yang mendekati kondisi jurnal-jurnal yang akan mendaftar dengan yang sudah ada di DOAJ.
Beranjak dari beragam kondisi dan harapan tersebut, penulis kemudian menggunakan data dump dari DOAJ untuk membuat alat bantu sederhana menggunakan Microsoft Power BI yang menyediakan visualisasi dan filter-filter dinamis.
Visualisasi dimaksud bisa diakses pada alamat yang diberikan atas kebaikan Universitas Andalas, sebuah perguruan tinggi di Sumatera Barat, Indonesia, yang memiliki 15 fakultas dan merupakan perguruan tinggi terakreditasi nasional dan diranking oleh world university ranking antara lain; Quacquarelli Symonds (QS), Times Higher Education (THE), Scimago Institutions Ranking (SIR), dan Webometrics. Universitas Andalas sudah mengindekskan 32 jurnalnya di DOAJ dan masih akan bertambah dari total 50 lebih jurnal yang terbit dari kampus tersebut.
Selain bisa dipakai untuk alat perbandingan bagi pengelola jurnal, visualisasi tersebut juga akan membantu calon penulis dalam memilih jurnal-jurnal target publikasinya yang akan memenuhi kondisi yang diharapkan penulis. Seperti pilihan apakah penulis akan mengirimkan artikel kepada jurnal yang tidak mengutip APC, atau apakah hak cipta artikel yang terbit akan tetap dipegang oleh penulis, atau berdasarkan kombinasi kata kunci, yang akhirnya diberikan informasi mengenai nama dan alamat website jurnal yang diinginkan dari filter yang sudah diterapkan.
Sebagai penutup, penulis berharap semoga visualisasi sederhana ini akan memberikan bantuan kepada pengelola-pengelola jurnal dan juga penulis.
